บทที่ 5 ระบบสารสนเทศในองค์กร
ระบบสารสนเทศในองค์กร องค์กร หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยมีทั้ง องค์กรที่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อการแข่งขันทางเศรษฐกิจ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่น สมาคม สถาบัน มูลนิธิ เป็นต้น บทบาทขององค์กรที่มีต่อระบบสารสนเทศ องค์กรมีผลต่อระบบสารสนเทศในหลายด้านพอสรุปได้ดังนี้คือ 1.การตัดสินใจเรื่องบทบาทของระบบสารสนเทศและการนำระบบสารสนเทศมาใช้ กล่าวคือ องค์กรจะต้องทำการพิจารณาว่าจะนำระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัน หรือจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้แทนพนักงานเท่านั้น หรือที่เรียกว่า Automation หากองค์กรให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศในการเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการแข่งขัน องค์กรอาจจะต้องมีการจัดเตรียมงบประมาณในการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบให้ดีขึ้นเรื่อยๆ 2.การตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร ได้แก่ การตัดสินใจที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยหน่วยงานภายใน หรือจะจ้างหน่วยงานภายนอกมาทำการพัฒนาที่เรียกว่า Outsourcing หากองค์กรจะทำการพัฒนาด้วยตัวเอง องค์กรจะต้องมีหน่วยงานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภายในที่มีความรู้ ความสามารถเพียงพอในการจะดำเนินการดังกล่าวได้ 3. การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศ ได้แก่ การตัดสินใจที่จะมีหน่วยงานสารสนเทศภายในแบบใด เช่น เป็นเพียงหน่วยงานสนับสนุนการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศเท่านั้น หรือจะเป็นหน่วยงานสารสนเทศหลักในการพัฒนาระบบด้วยตัวเอง 4. การตัดสินใจว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ต้องคำนึงถึงในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น จะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานหรือไม่เพื่อรองรับการนำระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ใน องค์กร และปรับปรุงอย่างไร เป็นต้น การนำระบบสนเทศมาใช้ในองค์กร ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรมากมาย ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้ 1. ทำให้ผู้บริหารมีสารสนเทศ(Information)มาช่วยในการตัดสินใจ การวิเคราะห์ การจัดการ และการควบคุมที่ดีขึ้น 2.ทำให้ผู้บริหารสามารถจัดการการงานที่มีประสิทธิภาพขึ้น ด้วยการเสริมทางด้านการติดต่อสื่อสารที่สะดวกรวดเร็ว 3.ทรัพยากรสารสนเทศมีความสำคัญมากขึ้น และถือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเช่นเดียวกับทรัพยากรด้านอื่นๆ ดังนั้นการจัดสรรงบประมาณการจัดซื้อหรือหรือหามาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศถือเป็นส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ของ องค์กร 4.ผู้บริหารทุกคนถือว่ามีส่วนสำคัญในการจัดการ และการใช้ประโยชน์ของทรัพยากรสารสนเทศ 5. ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง วัฒนธรรม และอิทธิพลทางการเมืองในองค์กรหน่วยงานสารสนเทศหรือหน่วยงานทีมีส่วนในการเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลจะมีความสำคัญมากขึ้นในองค์กร ระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร ในปัจจุบันนั้นที่สำคัญมี 3 อย่าง คือ 1.นำไปใช้ในการประมวลผลรายการ และการจัดทำรายงาน 2.นำไปใช้ในการช่วยการตัดสินใจ 3.นำไปใช้ในการช่วยการติดต่อสื่อสาร รูปแสดง ระดับภายในองค์กร กลยุทธ์ระดับองค์กร (Firm-Level Strategy) ได้แก่ การตัดสินใจทำให้หน่วยงานภายในองค์กรมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยการนำระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์ดังกล่าว ซึ่งสามารถพิจารณาได้ 2 เรื่องคือ 1. การนำระบบสารสนเทศไปใช้ส่งเสริมธุรกิจที่เป็นธุรกิจหลัก ธุรกิจหลัก (Core Competencies) คือ ธุรกิจที่องค์กรมีความชำนาญมากที่สุด เช่น บริษัทเจริญโภคภัณฑ์มีการทำธุรกิจมากมาย แต่ธุรกิจที่ถือว่าเป็นธุรกิจหลักของกิจการก็คือ การผลิตด้านสัตว์และอาหารสัตว์ หรือ กรณีบริษัท Federal Express ที่มีความชำนาญในการทำธุรกิจการจัดส่งพัสดุมากที่สุด เป็นต้น การนำระบบสารสนเทศมาใช้ส่งเสริมธุรกิจหลัก ได้แก่ การรวมศูนย์ข้อมูลเพื่อการใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่ทำเกี่ยวกับธุรกิจหลัก หรือการลงทุนในเทคโนโลยีหรือระบบที่จะทำให้การทำธุรกิจหลักมีประสิทธิภาพมากขึ้น 2.การนำเทคโนโลยีหรือระบบสารสนเทศหรือระบบสารสนเทศไปใช้ในการเชื่อมโยงหน่วยงานต่างๆภาย ในองค์กร ได้แก่ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการติดต่อสื่อสารหรืประสานงานระหว่างหน่วยงาน เช่น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือ กรุ๊ปแวร์ (Groupware) เป็นต้น เพื่อให้การติดต่องานที่สะดวกและรวดเร็วขึ้น และเป็นการเชื่อมโยงหน่วยงานที่อยู่ห่างไกลกันให้มีการประสานงานที่ดีขึ้น ตัวอย่าง ของการนำสารสนเทศมาใช้ในองค์กร UPS แข่งขันไปทั่วโลกด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัท United Parcel Service หรือ UPS ซึ่งเป็นบริษัทใหญ่อันดับหนึ่งของโลกในด้านการจัดส่งพัสดุทางบก ทำการก่อตั้งมาตั้งแต่ปี 2450 และยังคงเป็นบริษัทอันดับหนึ่งในปัจจุบันจากการที่ไม่เคยหยุดอยู่กับการพัฒนาบริการให้ดีขึ้น UPS ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่เรียกว่า Hand-held Computer การบันทึกข้อมูลลายเซ็นลูกค้าเวลาที่รับ หีบห่อและเวลาที่ส่ง หีบห่อ จากนั้นส่งผ่านข้อมูลโดยผ่าน ระบบเครือข่ายของโทรศัพท์ไร้สาย หรือ Cellular Telephone Network ภายในรถไปยังคอมพิวเตอร์หลักของบริษัทที่ ตั้งอยู่ทั่วโลกทำให้สามารถทราบได้ว่าพัสดุอยู่ที่ไหน ซึ่งระบบนี้จะใช้ บาร์โค้ด ( Bar Code ) เป็นตัวบันทึกข้อมูลหีบห่อที่รับและส่งเพื่อส่งผ่านข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง ทำให้ฝ่ายขายสามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับพัสดุได้รวมทั้งลูกค้าของ UPS สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้เองทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือ ( WWW ) หรือการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษของ UPS รวมทั้งลูกค้าสามารถเข้าไปใน WWW ตรวจสอบเส้นทางการขนส่ง คำนวณอัตราค่าส่งหีบห่อ และจัดตารางการรับ/ส่งหีบห่อได้และในอนาคตก็จะสามารถจ่ายค่าส่งทางอินเตอร์เน็ตได้ นอกจากนี้ตั้งแต่ปี 2534 UPS ยังเสนอบริการใหม่ด้วยการส่งสินค้าภายใน 24 ชั่วโมง และบริษัทยังสามารถปรับเปลี่ยนเส้นทางหรือหยุดการส่งในระหว่างทางได้หากลูกค้าต้องการ ความจำเป็นและประโยชน์ต่อการจัดองค์กร ประโยชน์ต่อองค์กร 1. องค์กรเจริญก้าวหน้า 2. ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อน 3. ปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ ประโยชน์ต่อผู้บริการ 1. การบริหารงานง่าย 2. แก้ปัญหางานไม่ซ้ำซ้อน 3. งานไม่คั่งค้าง แผนภูมิองค์การ (Organization Charts) ..... แผนภูมิองค์การ คือ รูปไดอะแกรมที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะต่าง ๆ ที่สำคัญขององค์การรวมทั้งหน้าที่และความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ หรือกล่าวได้ว่าเป็นการแสดงให้เห็นตำแหน่งต่าง ๆ ในองค์การธุรกิจและความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องเกี่ยวข้องผูกพันกันทำให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ..... แผนภูมิองค์การทำให้บุคคลในองค์การรู้ว่าตนอยู่ ณ ตำแหน่งใด ทำหน้าที่อะไร ใครรับผิดชอบตน เป็นต้น ..... ลักษณะของแผนภูมิองค์การ 1. เสนอในรูปไดอะเกรม 2. แสดงให้เห็นสายงานบังคับบัญชาในองค์การ 3. แสดงให้เห็นงานของฝ่ายต่าง ๆ และความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน 4. บ่งชี้เส้นทางการติดต่อสื่อสาร ..... ..... แผนภูมิองค์การควรมีความชัดเจนไม่ก่อให้เกิดความสับสน เพราะเป็นการแสดงความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์การอย่างเป็นทางการ บางครั้งแผนภูมิองค์การอาจจำแนกออกเป็นแผนภูมิด้านบุคลากร (personnel organization ' chart) และแผนภูมิองค์การด้านหน้าที่ (functional organization chart) ..... แผนภูมิองค์การด้านบุคลากรจะแสดงให้เห็นถึง ความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่าง ๆ แผนภูมิองค์การด้านหน้าที่จะแสดงให้เห็นถึงหน้าที่หรือกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์ นอกจากนี้แผนภูมิองค์การยังแบ่งออกแผนภูมิหลักและแผนภูมิเสริม .แผนภูมิหลัก (Master chart) แสดงให้เห็นถึงโครงสร้างของธุรกิจทั้งหมด โดยแสดงให้เห็นถึงตำแหน่งทั้งหมด และความสัมพันธ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่แสดงไว้ในองค์การเป็นการให้ภาพที่ชัดเจนของโครงสร้างองค์การอย่างเป็นทางการ ..... แผนภูมิเสริม (Supplementary Chart) เป็นแผนภูมิของแผนกต่าง ๆ ที่บรรยายให้เห็นถึงตำแหน่งและความสัมพันธ์ภายในแผนก ทั้งนี้เพราะธุรกิจขนาดใหญ่จะมีความยุ่งยากในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ในแผนภูมิหลัก แผนภูมิเสริมนี้จะช่วยให้เห็นข่ายงานที่ชัดเจน ..... ประโยชน์ของแผนภูมิองค์การ 1. เป็นเครื่องมือทางการบริหาร เพื่อชี้ให้พนักงานเห็นถึงการทำงานภายในองค์การทั้งหมดและบุคคลที่พนักงานเหล่านั้นต้องเกี่ยวข้องด้วย 2. เป็นการแสดงให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชาและความรับผิดชอบ ทำให้รู้ว่าตนมีหน้าที่ด้านไหน ใครควบคุม ใครที่ต้องรายงานด้วย เป็นต้น 3. เป็นแนวทางให้แก่บุคลากรใหม่เพื่อเข้าใจองค์การและเป็นแนวทางในการฝึกบุคลากรสู่ตำแหน่งต่าง ๆ 4. เป็นการกำหนดข่ายงานการจำแนกบุคลากรและระบบการประเมินผล 5. เป็นการแสดงให้เห็นส่วนสำคัญที่ควรมีการปรับปรุงในองค์การ เพราะขณะที่ลงมือปฏิบัติงานจะมองเห็นความไม่สอดคล้องและความบกพร่องอื่นๆ เพื่อนำมาเป็นแนวทางปรับปรุง ..... อย่างไรก็ตามแผนภูมิองค์การยังมีข้อจำกัดอื่นๆ เช่น แสดงเฉพาะความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ ส่วนความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการไม่ได้กำหนดไว้ซึ่งความสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการมีผลต่อการดำเนินงาน ในองค์การเป็นอย่างมาก เป็นต้น ..... ประเภทของแผนภูมิองค์การ (Types of Organization Charts) ..... แผนภูมิองค์การแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ 1. แผนภูมิองค์การแนวดิ่ง (Vertical organization Chart) องค์การส่วนมากจะใช้แผนภูมิประเภทนี้เสนอให้เห็นถึงระดับต่าง ๆ ขององค์การมีลักษณะเป็นรูปพีระมิด ผู้บริหารระดับสูงอยู่ส่วนบนสุด และเลื่อนลงมาข้างล่างตามลำดับ ดังนั้นสายการบังคับบัญชาจะดำเนินจากบนลงล่าง (top to buttom) รูปแผนภูมิองค์การแนวดิ่ง 2. แผนภูมิองค์การแนวระดับหรือแนวนอน (Horizontal organization chart) เป็นแผนภูมิที่อ่านจากซ้ายไปขวา ด้านซ้ายจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ลดหลั่นเรื่อยไปจนถึงคนงานที่ขวาสุด ดังรูป รูปแผนภูมิองค์การแนวระดับ 3. แผมภูมิองค์การแบบแยกธุรกิจและ องค์การแบบอิสระ (Matrix Organization) ผู้นำเรียกว่า Matrix boss แนวโน้มโครงสร้างองค์การสมัยใหม่องค์การสมัยใหม่จะเน้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมมากขึ้น 3.1 สายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือน้อยลง ยิ่งสั้นลงก็ทำให้งานเร็วขึ้น 3.2 ขนาดการควบคุมกว้างขึ้น ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและการสั่งงานเร็วขึ้นผู้ใต้บังคับบัญชามีอิสระมากขึ้น 3.3 ความเป็นเอกภาพของการบังคับบัญชาน้อยลง โครงสร้างองค์การในปัจจุบันมีแน้วโน้มในการใช้การทำงานเป็นทีมข้ามหน้าที่ การใช้หน่วยเฉพาะกิจ และการจัดโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ 3.4 การมอบหมายงานและการให้คนมีอำนาจและความรับผิดชอบมากขึ้น 3.5 โครงสร้างขนาดเล็กอยู่ในขนาดใหญ่ ทำให้ยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้ง่ายกว่า 3.6 ลดจำนวนที่ปรึกษาให้อยู่ในระดับที่เป็นประโยชน์ต่องานของฝ่ายบริหา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น